电商后台系统:管理后台篇之采购管理(执行层)

2017-06-02 21:00 cherlee

采购,从表面上看是公司花钱的部门,实则担负了寻找、管理供应商的重任,确保公司绝大部分的供应链成本可以保质、保量的完成。

现在很多电商企业,都不自己生产产品,产品的来源基本上都是从供应商那里采购,所以采购相当于负责了企业的第一利润源泉(第一利润源泉:原材料;第二利润源泉:人力成本;第三利润源泉:物流系统),其重要性不言而喻。

采购管理从大的方面我们可以分为:执行层、策略层和战略层。

采购管理执行层,有些地方也称为”小采购“,主要由采购员组成,职责包括下采购单、跟单、催单、结算等相关的执行操作。采购管理战略层,也可以称之为”大采购“,也就是对供应商的管理,包括供应商开发人员,负责供应商的寻找、签约、合同管理、样品领用等;质量监督人员,负责供应商的货品质量、价格、到货准时率、售后问题等相关的绩效考核。采购管理策略层,也就是通过数据来驱动智慧采购,包括销量预测、采购建议、自动补货等,主要帮助采购人员做决策,包括哪个商品什么时候需要采购,需要从哪个供应商以什么样的价格采购,需要采购多少数量等,以提高商品的现货率和减少库存周转天数,进而提高效率、减少成本。

这篇文章主要介绍采购管理的执行层。

一、业务

采购业务,简单的说,就是从某个地方,采购某些商品,到哪里去。

从这句话中,我们可以看到几个因素:

从某个地方:供应商采购某些商品:商品到哪里去:仓库

中间连接这些因素的叫采购单,采购单的内容和流转也是这个流程的核心。

二、采购流程

采购业务的整个流程,主要包括正向的采购流程和逆向的采购退货流程,两个流程类似,所以这里主要介绍正向的采购流程。

采购流程,主要牵涉到三个部门,采购部、仓库和财务部,从采购部发起采购单,到仓库引用采购单做采购入库单,再到财务部引用采购入库单做结算单,整个流程算是完整的采购流程。

采购的整个流程,是比较灵活的流程,比如我原计划采A商品100件,实际供应商又送我5件,或者供应商少发了5件,或者A商品供应商分了多次配送过来等等,所以采购流程中间根据实际情况的调整也是非常必要。

业务部门、或者采购人员、或者根据系统的采购建议生成采购单,并把采购单提交审核采购主管或者相关人员对采购单的进行审核,如果审核不通过,需要重新编辑提交如果采购单金额超过一定数额,必要时候可以进行财务审核采购单审核通过后,根据采购单的信息,供应商配货到仓库仓库根据审核通过的采购单,创建采购入库单,采购入库单可以根据实际情况选择采购单中的某个或者某几个商品,并且填写实际入库数量仓库对采购入库单进行验货、入库、配货、上架等仓库操作(这些属于库存管理内容,之后会具体说),同时采购单状态变化财务根据采购入库单,根据供应商的结算类型(币种、付款比例、账期时间、是否开票等),创建结算单财务把采购单里面全部的商品都结算完毕后,采购单自动变成已完成状态,采购流程结束

三、系统功能点

功能层面,主要包括对基础信息的维护,包括供应商管理、采购商品管理、仓库管理,对采购流程的管理,包括采购单管理、采购退货单管理。大致的功能点如下,具体细节要根据公司的实际业务确定。

四、原型

以下原型仅作说明使用,具体细节需要根据实际业务进行调整。

采购开单页面,此页面是采购执行层的开始,主要包括采购单基本信息和商品信息。供应商,获取供应商列表的数据,选择此次采购从哪个供应商那里采货;收货仓库,获取仓库列表的数据,选择此次采购要入的仓库;商品信息,主要维护此次采购的商品数量和采购价,商品以SKU为单位进行采购。

添加商品,筛选出需要采购的商品,选中商品,填写采购数量和采购价,进行采购。

采购单列表页面,根据实际需要展示采购单信息,方便业务方查找、操作和跟进。

采购系统的执行层,是采购业务人员经常需要操作的地方,系统的灵活、流程的流畅可以大大提高业务的人员的操作效率、减少业务人员在操作上花费的时间,进而也可以使采购人员把更多的尽力花费在更有价值的供应商管理和采购决策上面。

采购管理执行层就介绍到这里,欢迎感兴趣的各位一起交流。

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作者:胡言,微信公众号:电商后台系统(dianshanghoutai)。

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